Institut Méditerranéen d’Océanologie
Accueil du site > Nos résultats > Paru dans les médias > SIFAC : d’une nécessité, une opportunité

SIFAC : d’une nécessité, une opportunité

Version imprimable de cet article

La parole à Mme Isabelle Benoist, secrétaire générale de l’IRD.

" L’application SIFAC a été ouverte courant janvier. Avant toute chose, je veux féliciter et remercier très chaleureusement, au nom de toute l’équipe de direction et, plus largement, de l’Institut, tous ceux qui travaillent sur ce grand projet.

Cette ouverture est loin d’être un aboutissement. Le déploiement se poursuit pour mettre en place un outil à la fois indispensable à notre adaptation aux évolutions règlementaires et emblématique des orientations dans lesquelles nous souhaitons inscrire l’Institut. La mise en place de SIFAC EPST s’inscrit pleinement dans les principes posés dans notre Plan d’orientation stratégique.
Profiter d’une évolution réglementaire pour s’inscrire davantage dans le monde de l’ESR

SIFAC nous permet en effet de mettre en œuvre la GBCP, mais c’est aussi un outil mutualisé qui permet de partager des pratiques avec nos partenaires. Qui plus est l’IRD, en étant le premier EPST à mettre en place la solution SIFAC, renforce sa position et sa visibilité au sein de l’Enseignement supérieur et la recherche (ESR) français.

L’Institut a commencé dès fin 2012 à faire moderniser sa fonction financière avec notamment la démarche de certification annuelle des comptes. Début 2015, nous avons démarré la conception générale du projet visant à mettre en œuvre la GBCP, réforme majeure de modernisation qui vient réviser en profondeur le cadre général structurant la gestion budgétaire et comptable de l’État et de ses opérateurs.
À son arrivée en mars 2015, la nouvelle gouvernance a choisi de faire de cette contrainte réglementaire une véritable opportunité, en s’appuyant sur une solution portée par l’Agence de mutualisation des universités et établissements d’enseignement supérieur et de recherche (AMUE), pour ouvrir davantage l’Institut à la mutualisation avec les autres opérateurs de l’ESR français.
L’AMUE propose en effet une solution, SIFAC, intégrant la GBCP, qui est déployée dans les universités, et est en phase d’étude pour intégrer les adaptations complémentaires nécessaires pour les EPST. Nous avons décidé de faire de l’IRD le pionnier de la solution SIFAC EPST.

Les bénéfices que nous pourrons tirer de la mise en place de SIFAC sont multiples. Tout d’abord des économies sensibles des coûts de fonctionnement et un partage du financement des évolutions. C’est un facteur important car le coût des outils de gestion financière est conséquent, voire exorbitant, et phagocyte d’autant les investissements numériques dans d’autres secteurs, notamment scientifiques.
De plus, SIFAC s’intègre dans un système quasi unifié regroupant également les ressources humaines et les missions. Ce qui va grandement faciliter notre gestion, et notamment la gestion de nos activités à l’étranger avec le développement d’un « module régie » dédié. SIFAC pourra ainsi venir soutenir l’évolution de notre réseau à l’étranger et dans les outre-mer.
Le projet SIFAC inclut également un changement d’outil décisionnel, l’Infocentre, au profit d’une solution plus ergonomique, performante et ouverte, qui permettra un pilotage plus « agile » de l’établissement.
Autre objectif majeur de ce projet, harmoniser les outils utilisés dans nos unités mixtes, par définition multi-tutelles, en déployant une solution qui s’intègre au système d’information recherche français, au travers des solutions mutualisées avec l’AMUE et le CNRS (Geslab, Dialog, référentiels partagés…).

Plus largement, SIFAC EPST, construit sur la base de SIFAC université, consolide et donne davantage de cohérence au système d’information de l’ESR en lui permettant de disposer d’outils uniques, qui seront interopérables avec d’autres outils en cours de création. Une dynamique dans laquelle l’IRD devient un acteur important en étant le précurseur de la solution SIFAC EPST.
Des équipes mobilisées pour franchir un cap nécessairement délicat

Une équipe projet dédiée a été constituée regroupant des compétences de la DF, de la DDUNI, de l’ACP, de la DRH, mais également des délégations régionales. Ce sont près de 40 agents qui sont directement mobilisés lors des phases critiques du projet, autour d’une équipe pilote resserrée.
Ils ont été particulièrement sollicités lors de la nécessaire évolution du portail Mission et de Sorgho RH, pour la mise en place de nombreuses interfaces, par la mise en cohérence des référentiels imposée tant par la GBCP que par l’harmonisation des systèmes de gestion finance, ressources humaines et missions. Toutes ces opérations (et mon énumération est très loin d’être exhaustive) ont nécessité une attention particulière et demande encore aujourd’hui une vigilance soutenue.
La mise en place de SIFAC a également nécessité la réalisation d’une campagne de formation sans précédent à l’IRD depuis dix ans : plus de 300 agents sont formés.

Changement de règles de gestion, changement d’interface, nouvelles nomenclatures, nécessaire interruption de service perturbant la gestion et les missions…, nous sommes parfaitement conscients que ce projet a un impact fort sur les structures de l’Institut et sur l’activité de chacun. Il requiert un effort d’autant plus important que, GBCP oblige, le basculement d’un système de gestion à l’autre doit être réalisé en début d’exercice budgétaire.
Indépendamment de SIFAC, la mise en œuvre de la GBCP au sein d’autres EPST montre d’ailleurs que cette opération est très loin d’être anodine : elle a pris du temps, plusieurs mois, et a impacté assez fortement le fonctionnement des établissements.

L’équipe projet est pleinement mobilisée pour vous accompagner dans cette phase délicate de mise en place de la GBCP et de démarrage de SIFAC, qui n’est pas sans difficultés qu’il ne faut pas nier au regard de l’importance de ce projet structurant pour l’établissement : le dispositif d’aide aux utilisateurs est en place (avec des contacts dédiés pour le traitement des demandes, une documentation à disposition qui s’enrichit régulièrement) et a été encore renforcé ; une information est faite régulièrement via IRD INFO et des rencontres sur site sont organisées (actuellement des sessions d’information et d’échange avec les personnels des unités) ; de nouvelles sessions de formation vont être proposées dans les prochaines semaines aux utilisateurs SIFAC.

Un travail constant est en outre réalisé pour rendre l’outil pleinement opérationnel et faciliter son utilisation. À titre d’exemples, le dialogue de gestion avec les unités va être optimisé de façon à ce que la mise en place des budgets soit plus rapide, et le libellé des lignes de crédit va être revu de façon à être plus parlant et faciliter les tâches d’imputation budgétaire pour les gestionnaires.
Un professionnalisme exemplaire au service d’une étape cruciale de notre dynamique de modernisation

Les projets de changement de système d’information financier sont toujours complexes et beaucoup sont différés voire abandonnés ; leur budget prévisionnel est rarement respecté.
Malgré les difficultés que nous avons rencontrées, au cours du projet et lors de son démarrage, difficultés inhérentes à tout grand changement, le déploiement de SIFAC suit son cours avec succès.

Il témoigne de notre capacité à mener à bien des projets structurants, complexes et exigeants. Pour autant, il ne s’agit pas là d’un aboutissement. La mise en place de SIFAC est une étape, centrale, de la démarche de simplification qui doit nous permettre d’offrir davantage de souplesse et d’efficacité aux activités de l’Institut, en particulier aux activités de recherche, tout en garantissant le respect des règlementations qui s’imposent à nous. Elle s’inscrit dans la dynamique de modernisation dans laquelle l’Institut s’est engagé pour répondre et contribuer à ses nouvelles orientations stratégiques.

Pour conclure, je voudrais une nouvelle fois remercier les équipes qui se sont mobilisées et se mobilisent encore. Elles assurent la bonne marche et la réussite de ce projet complexe, stratégique pour l’IRD. Je veux souligner leur professionnalisme exemplaire et leur dévouement. Merci. "